4-vuotias tyttäreni pitää värikyniään laatikossa, piirustuslehtiöitä pinossa ja muovailuvahoja purkeissa. Nämä kaikki sijaitsevat samassa kaapissa. Näin säilyy järjestys, tietoisuus mitä on missäkin ja tarkoitusperältään samankaltaiset asiat ovat yhdessä paikassa. Kyseessä on perustason omaisuuden- (Asset Management) ja konfiguraationhallintaa (Configuration Management). Monimutkaisten ICT-toimintojen hallinta ei tietenkään ole näin yksioikoista, mutta mitä jos ajateltaisiin asiaa tarvelähtöisesti.
Tiedon määrä kasvaa vuosittain ja samalla lisääntyy tarve hallita sitä. Eikä pelkkä hallittavuus riitä, tarvitaan mitattavaa hyötyä, lisäarvoa olemassa olevasta tiedosta. Tieto toimii mahdollistajana, on tarpeen mukaan hyödynnettävissä. Tarpeen ymmärtämiseksi täytyy hahmottaa kuva kerätystä tiedosta, sen muodoista ja lähteistä. Vastauksesi ei riitä että kyllä meillä on tiedossa palvelimet ja sovellukset konfiguraatiotietoineen, on tieto sopimuksista ja asiakkaista/ loppukäyttäjistä. Tärkeämpää on kysyä millaiset ovat kerätyn datan relaatiot ja erityisesti onko tieto ajantasaista.
CMDB (Configuration Management Database) eli konfiguraatiotietokanta on ICT-palvelujohtamisen perusta. Tarvelähtöisessä tiedon hyödyntämisessä CMDB täytyy olla integroituna muihin oleellisiin järjestelmiin, kuten Incident Management ja valvonta. Valitettavan usein on hankittu järjestelmiä yksittäisiin tarpeisiin tai pistetty kaikki napit yhteen laatikkoon ja hankittu liian laaja (kankea) järjestelmä. Kuin tiedon tarvelähtöisessä hyödyntämisessä myös järjestelmän hankinnassa on käyttö ja käyttäjän tarpeet ohjaava tekijä. On hölmöyttä investoida järjestelmään, joka vastaa tiedon tarpeeseen, mutta ei käyttäjän. Ihminen luo tällöin vaihtoehtoisia tapoja toimia, esim. hallitsee tietoa Excelissä, omalla tallennusalueella. Onneksi meillä on Excel, tieto on ainakin jossain tallessa.
Ihanteellisessa tilanteessa tietoa hallitaan automaattisesti tai motivoituneiden ylläpitäjien toimesta, seurataan ajantasaisella dashboardilla/ raporteilla ja saadaan aidosti mitattavaa hyötyä. Tarve ja käyttö ovat avaimet tehokkaaseen sisällönhallintaan. Niiden välissä on järjestelmä(t), ei kuitenkaan itseisarvona vaan yhtenäisen tiedon mahdollistajana.
